home
***
CD-ROM
|
disk
|
FTP
|
other
***
search
/
Mission 3
/
Mission 3.zip
/
Mission 3.iso
/
demovers
/
million
/
anleitng
/
kapitl_4.txt
< prev
next >
Wrap
Text File
|
1998-10-29
|
10KB
|
211 lines
4. Automatische Buchungen
In diesem Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre regelmäßigen Buchungen
automatisieren können. Nichts ist nämlich lästiger, als Aufgaben erledigen zu
müssen, die ein Computer automatisch ausführen kann.
Auch hier hilft Ihnen unser Programm Zeit und Mühe zu sparen. Mit dem
Programmteil "automatische Buchungen" können Sie durch einfachen Klick mit der
Maus regelmäßig wiederkehrende Ausgaben in die Buchungsliste einfügen.
Sie rufen diesen Teil des Programms durch Drücken der F4-Taste auf. Damit öffnen
Sie das Fenster "automatische Buchungen", in dem alle Buchungssätze eingetragen
sind, die Sie regelmäßig mit gleichbleibenden Daten (ausgenommen das Datum
natürlich) vornehmen wollen.
Die gesamte Handhabung dieses in sich geschlossenen Programmteils erfolgt fast
völlig analog zu den Anweisungen, die im 3. Kapitel genannt wurden.
4.1 Eingabe einer "automatischen Buchung"
Um einen Datensatz in das Buchungsfenster "automatische Buchungen" einzutragen,
müssen Sie bei aktivem Fenster "autom. Buchung" die Tasten Ctrl + N drücken. Es
öffnet sich die Eingabedialogbox, die bereits aus Kapitel 3 bekannt ist.
Sie geben hier alle Daten ein, wie gewohnt. Für das Buchungsdatum können Sie
Tag, Monat und Jahr eingeben, allerdings hat diese Eingabe hier eine besondere
Bedeutung!
Tag:
Unter dem hier eingetragenen Tagesdatum wird dieser Buchungssatz in das normale
Buchungsfenster übertragen, wenn Sie die Funktion "automatische Buchung" im
Pop-Up-Menü "Buchung" aktivieren.
Monat und Jahr
Die hier eingetragenen Werte teilen dem Programm mit, bis zu welchem Monat und
Jahr diese Buchung ausgeführt werden soll. Wenn Sie zum
Beispiel eine AfA-Buchung eingeben wollen, so besteht das Problem, daß diese
Belege nur bis zu einem bestimmten Datum ausgeführt werden dürfen, nämlich bis
zum Ende des Abschreibezeitraums.
Im darauffolgenden Buchungszeitraum würde Sie das Programm beim Aufrufen der
Funktion "automatische Buchungen" warnen und fragen, ob die Buchung ausgeführt
werden soll, oder ob der Buchungssatz aus der Liste im Fenster "automatische
Buchungen" gelöscht werden soll.
Intervall
Hier finden Sie Auswahlknöpfe mit denen Sie den Zeitabstand einstellen können in
welchem dieser Buchungsbeleg ausgeführt werden soll. Damit das Programm auch
wirklich zu den gewünschten Zeiten diese Buchungen tätigt ist eine korrekt
eingestellte Systemuhr unbedingt notwendig! Betrachten wir als Beispiel eine
Stromrechnung, die alle zwei Monate am 16. des betreffenden Monats abgebucht
wird. Die Buchungstermine wären z. B.: 16.1, 16.3, 16.5, 16.7, 16.9 und 16.11.
Geben Sie für Tag und Monat den 16.11 ein, und klicken den Knopf "2 Monate" an,
rechnet das Programm immer die anderen Buchungstermine zurück. Wenn Sie im Monat
Februar die Funktion "automatische Buchungen" betätigen, wird dieser Beleg nicht
gebucht, dafür aber im März und so weiter.
Wird im Feld "Jahr" eine 37 (für das Jahr 2037) eingetragen, so wird dieser
Beleg ohne Zeitbegrenzung ausgeführt.
Ein weiteres Problem taucht immer dann auf, wenn Sie regelmäßige Zahlungen
automatisieren, die über Ihr Bankkonto laufen, sei es als Dauerauftrag oder als
Einzelüberweisung. Wenn Sie am Monatsanfang einmal die automatischen Buchungen
ausführen lassen würden alle Ihre Kontenstände nicht stimmen, wenn Sie bereits
das real existierende Geldkonto voreingestellt haben. Es empfiehlt sich dringend
ein virtuelles Geldkonto wie z. B. KREDITOR. Definieren Sie sich solch ein Konto
in der Kontenliste (F9). Führen Sie also die automatische Buchung am
Monatsanfang durch, damit sie im Buchungsfenster steht. Wenn die reale
Geldbewegung stattfindet und auf dem Kontoauszug dokumentiert wird, genügt es
den Beleg im Buchungsfenster mit einem Doppelklick aufzurufen und mit einem
weiterem Klick das Geldkonto zu korrigieren (von KREDITOR auf das Konto von dem
das Geld abgebucht wurde).
4.1.1 automatische AfA-Buchungen
Auch für das Abschreibungsverfahren bei Anschaffungen über 800,- DM netto kann
dieser Programmteil sehr nützlich sein. Sie erinnern sich an unser Beispiel, wo
wir die korrekte Verbuchung einer Schreibmaschine gezeigt hatten.
Die angefallene Mehrwertsteuer wurde sofort auf das Gegenkonto "Mehrwertsteuer
solo" verbucht. Die Kosten in Höhe von 1000,- DM sind jedoch auf 5 Jahre
verteilt abzuschreiben. Nun kann man im ersten Jahr und in den folgenden je
200,- DM auf das Abschreibungsgegenkonto buchen.
Leider muß man sich natürlich rechtzeitig daran erinnern, daß diese Buchung noch
nicht getätigt wurde. Bequemer ist es da schon, wenn man solche Buchungen
regelmäßig und automatisch jedes Jahr ausführen läßt, und das ist mit
FIRST_MILLION eigentlich ganz einfach.
Teilen Sie den Nettobetrag durch die Anzahl Jahre und tragen Sie den Betrag in
das Feld "Brutto" oder "Netto" ein. Als Datum geben Sie den 31.12 ein. Damit
diese Buchung nicht zu oft vorgenommen wird, müssen Sie noch unter "Jahr" das
letzte Jahr eintragen, in dem dieser Beleg ausgeführt werden darf. Dann klicken
Sie noch den Knopf "Jahr" im Feld "Intervall" an, Wenn Sie dann jeweils im
Dezember eines Jahres die automatischen Buchungen ausführen, wird dieser
Datensatz mit in die Buchungsliste eingefügt.
Das Programm warnt Sie im darauffolgenden Jahr mit einer Dialogbox und fragt
Sie, ob diese Buchung vorgenommen werden soll, oder ob der Datensatz aus dem
Fenster "automatische Buchungen" gelöscht werden kann. So werden alle Ihre
Abschreibungen jedes Jahr automatisch getätigt und Sie müssen sich nicht mehr um
das rechtzeitige Entfernen der abgelaufenen Datensätze aus der automatischen
Buchung kümmern, da Sie das Programm darauf aufmerksam macht.
Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Sie Ihre Geldkonten immer auf dem aktuellen
Stand halten wollen.
Üblicherweise erfolgt die vollständige Bezahlung des Gerätes auf einmal und
nicht auf viele Raten verteilt. Um Ihr Geldkonto zu korrigieren, müssen Sie am
Tage der Bezahlung der Schreibmaschine eine Umbuchung des Rechnungsbetrages auf
ein extra AfA-Geldkonto vornehmen. Die automatischen, monatlichen AfA-Buchungen
werden dann von diesem AfA-Geldkonto abgebucht. Dieses Geldkonto zeigt somit
immer den noch vorhandenen Restwert im Anlagevermögen. Fassen wir also zusammen:
1. Den Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer umbuchen auf ein AfA-Geldkonto.
Das Geld verschwindet somit von Ihrem Girokonto (was ja auch in Wirklichkeit
passiert!) oder aus der Bargeldkasse und landet auf einem "virtuellen"
Geldkonto!
2. Die Mehrwertsteuer muß nach "Mehrwertsteuer solo" gebucht werden. Die für
den Anschaffungsmonat zu berücksichtigende Vorsteuer wird somit bei der
Umsatzsteuer berücksichtigt. Als Geldkonto muß das AfA-Geldkonto verwenden
werden.
3. Den Nettowert der Anschaffung durch die Anzahl der Abschreibejahre teilen
und als "automatische Buchung" eingeben. Geben Sie als Geldkonto das
AfA-Geldkonto an. Die lineare Abschreibung kann automatisch vollzogen werden und
der Kontostand des Girokonto wird nicht verändert. An dem virtuellen Konto
können Sie allerdings jederzeit den Restwert des Anlagevermögen ablesen.
Sie können für jeden AfA Posten ein eigenes Gegenkonto definieren. Der Ausdruck
dieses Kontenblattes wäre dann eine Seite Ihres Anlageverzeich- nises, das dem
Finanzamt mit jeder Einkommensteuererklärung vorgelegt werden muß. In der
Textzeile müssen Sie das Anschaffungsdatum aufführen und den Anschaffungspreis.
Sie ersparen sich damit erhebliche Schreib- und Rechenarbeit.
Ein weiteres Problem taucht dann auf, wenn die Anschaffung nicht im Januar
erfolgte. Das Finanzamt sieht nämlich nur halbjährliche Abschreibezeiträume vor.
Erfolgt der Kauf in der ersten Hälfte des Jahres, so kann der Abschreibebetrag
für ein Jahr angesetzt werden. Wenn erst in der zweiten Jahreshälfte die
Anschaffung erfolgte, können Sie für das laufende Rechnungsjahr nur den Betrag
für ein halbes Jahr in die Bücher übernehmen.
In diesem Fall sollten Sie den Nettobetrag durch die Anzahl der Halbjahre
dividieren und den Buchungszeitraum auf halbjährlich stellen. Das Datum der
letzten Buchung muß dann der 30.6 des letzten Abschreibungsjahres sein!
4.2 Ausführen der automatischen Buchung
Prinzipiell können Sie die Buchungen zu jedem Zeitpunkt übertragen lassen,
sinnvoller Weise geschieht dies jedoch am Monatsanfang. Egal an welchem Tag Sie
die automatischen Buchungen vornehmen, die Datensätze tragen jedoch immer das
voreingestellte Tagesdatum.
Um diese Funktion ausführen zu können, müssen Sie im Buchungsfenster das
Pop-Up-Menü "Buchung" öffnen und den Eintrag "autom. Buchung" anklicken.
Anschließend öffnet sich die abgebildete Dialogbox und Sie können anwählen, für
welchen Monat die automatischen Buchungen getätigt werden sollen. Das Programm
stellt hier den aktuellen Monat als Default ein! Mit einem Mausklick können Sie
das leicht ändern.
Achtung: Wenn Sie im Januar noch für Dezember oder einen anderen Monat des
Vorjahres buchen wollen, müssen Sie den Button "letztes Jahr" anwählen. Dies ist
natürlich nur sinnvoll, wenn Sie das vergangene Jahr noch nicht mit
"Jahresabschluß" abgespeichert haben.
4.3 Editieren der Einträge im Buchungsfenster "Automatik"
Da sich die Ausgaben für Miete, Strom usw. leider irgendwann einmal zu Ihren
Ungunsten verändern, müssen Sie den betreffenden Eintrag aufrufen und editieren
können. Dieser Vorgang läuft identisch zum normalen Buchungsfenster. Auch hier
öffnen Sie den Buchungssatz mit einem Doppel - klick auf den Eintrag im
Buchungsfenster "automatische Buchungen". Die Dialogbox enthält alle Einträge,
die Sie jetzt aktuallisieren können.
Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, verlassen Sie die Box durch einen
Klick auf den OK-Button. Wollen Sie keine Änderung vornehmen, so wählen Sie
"Abbruch" um die Box zu verlassen.
4.4 Filter, Suchen und Drucken
Da sich in diesem Fenster wohl kaum eine größere Zahl von Buchungssätzen
befinden wird, können hier die aus dem Kapitel 3 bekannten Filter- und
Suchfunktionen nicht angewendet werden. Auch ein Ausdruck dieser Datensätze ist
nicht möglich.